Auf Geschäftsreisen gehen nicht immer nur zwei-drei Leute aus dem Unternehmen. Mal ist die ganze Abteilung zu einer Konferenz eingeladen, mal kommen alle Mitarbeiter für eine Firmenreise zusammen. Das klingt alles ziemlich schön, wenn da nicht die Buchung wär. Flüge für alle. Hotels für alle. Und dabei hört es noch lange nicht auf. Da solche Gruppenbuchungen keine Kleinigkeit sind, habe ich unsere Gruppen-Spezialistin Maren befragt, wie das genau abläuft und was es bei Buchungen für Gruppen alles zu beachten gibt.
Was sind die Schwierigkeiten bei Gruppenbuchungen?
Gruppenbuchungen an sich sind viel zeitintensiver. Erst einmal müssen Travel Manager Unterkünfte finden, wo es für alle Platz gibt. Dann heißt es Hotels kontaktieren und auf die Rückmeldung warten. Glücklicherweise ist es selten ein Problem, alle in einem Haus unterzubringen.
Aber es kommt noch dazu, dass die Konditionen bei Buchungen für Gruppen unterschiedlich sind. Außerdem hat jede Gruppe verschiedene Wünsche. Ganz oben steht natürlich das Budget. Und je größer die Gruppe, desto komplexer wird die Buchung.
Was ist bei Gruppenbuchungen zu beachten?
Zunächst einmal die Größe – von einer Gruppe spricht man ab 10 Personen. Bei Bahntickets sogar schon ab 6 Personen. Bei Flügen ist es auch noch mal unterschiedlich und hängt von der Fluglinie ab.
Gruppenbuchungen dauern im Schnitt länger als Einzelbuchungen. Auch das muss man bei den Anfragen immer beachten. Große Gruppen müssen bei Fluglinien und Hotels immer erst angefragt und bestätigt werden. Außerdem hilft es, die Anfrage so genau wie möglich zu stellen. Je fixer die Details sind, desto einfacher kann man für eine große Gruppe buchen. Außerdem können Flüge sogar ein bisschen teurer sein, weil die Flüge viel flexibler sind als bei Einzelbuchungen. Wenn die Anfrage wichtige Details wie Gepäck oder Uhrzeit nicht enthält, rufe ich immer noch mal bei dem Unternehmen an, dass wir solche Angaben gleich klären können.
Außerdem ist es vom System her bei der Rechnung für eine Gruppenbuchung nur möglich, eine Rechnung für alle auszustellen und nur eine Kostenstelle mit einer Niederlassung anzugeben.
Wie unterstützen Geschäftsreiseanbieter Kunden bei Gruppenbuchungen?
Der große Vorteil ist, dass wir uns um alles kümmern. Also wirklich um alles. Egal, ob Flug, Hotel oder auch Restaurantbesuche. Unternehmen schreiben uns kurz eine Mail mit den Angaben für ihre Reise und dann übernehmen wir. Die Firma hat also viel weniger Aufwand.
Können professionelle Geschäftsreiseanbieter für Gruppen spezielle Raten und Konditionen aushandeln?
Generell gibt es andere Konditionen und Preise für Gruppen. Reisebüros haben da einen anderen Handlungsspielraum als Privatbucher. Es gibt natürlich Hotels, die keine Unterschiede machen und dann wieder welche, die günstigere Raten geben.
Bei Flügen für Gruppen muss man keine Namen der Passagiere bei der Buchung angeben. Das ist ein Vorteil bei kurzfristigen Änderungen. Außerdem sind die Konditionen für Umbuchungen und Stornierungen flexibler.
Bei Hotels ist es wiederum nicht immer so. Gerade wenn für eine große Gruppe gebucht wird, ist die Stornierung nicht mehr so flexibel. Dafür kann man aber andere Sachen wie Frühstück oder Upgrades verhandeln.
