Illustration von zwei Frauen auf Geschäftsreise mit Blick auf ihre Mobiltelefone
News
October 25, 2021
3 Min.

Mobilitätsbudgets in Unternehmen: Was Travel Manager wissen müssen

Jannyn Saß
Senior Content Manager

Warum brauchen Unternehmen Mobilitätsbudgets?

Schon seit längerer Zeit bewegt sich der Trend weg von festen Fuhrparks und Dienstwagen hin zu einem Kontingent für Mobilitätsausgaben. Vor allem in den Großstädten ist es oft schwierig, Parkplätze zu finden, weshalb Mitarbeiter:innen lieber auf andere Verkehrsmittel wie E-Roller, E-Bike, öffentliche Verkehrsmittel oder Car-Sharing-Angebote zurückgreifen. Arbeitnehmer:innen ist es wichtig, verschiedene Mobilitätsangebote nutzen zu können und einen hohen Flexibilitätsgrad in der Wahl ihres Verkehrsmittels zu haben.  



Aber nicht nur dadurch, dass immer mehr Mobilitätsangebote hinzugekommen sind, sondern auch durch die Corona-Krise mit den stillgelegten Fuhrparks, wird in Firmen Mobilität neu gedacht. Aus diesen Gründen bieten viele Unternehmen als Alternative zum Dienstwagen ihren Mitarbeiter:innen Mobilitätsbudgets an. Einige große Unternehmen wie Siemens, SAP oder der japanische Pharmakonzern Daiichi Sanyo setzen bereits auf flexibel nutzbare Mobilitätsangebote statt klassischer Dienstwagen.

Wie hoch sollte ein Mobilitätsbudget sein?

Gleichzeitig entsteht bei vielen Travel Manager:innen das Problem, wie sich die Höhe dieses Budgets definieren lässt. Denn die Gesamtsumme der Reiseausgaben oder steuerliche Aspekte, aber auch Nachhaltigkeit und Arbeitgeberattraktivität zählen zu den Komponenten, die es in die Waagschale zu werfen gilt, um eine Entscheidung für oder gegen ein Mobilitätsbudget zu treffen.

Um ein virtuelles Mobilitäts-Jahresbudget festzulegen, kann man sich z. B. an der geltenden Firmenwagenregelung orientieren bzw. auch Karrierelevel oder Betriebszugehörigkeit mit berücksichtigen. Für die Ausgabe des Mobilitätsbudgets könnten Angebote wie Bahn- oder ÖPNV-Fahrten, Fernbus-Tickets, E-Roller, Carsharing, Mietwagen, Mitfahrdienste oder Taxi definiert werden. Auch Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit zählen zu diesem Budget.

Steuerliche Regelungen bestimmen die maximale Höhe der Mobilitätsausgaben

Sobald ein Dienstwagen privat genutzt wird, entsteht in steuerlicher Hinsicht ein geldwerter Vorteil und dieser muss im Rahmen der 1-Prozent-Regelung oder gemäß Fahrtenbuch versteuert werden. Auch durch ein Mobilitätsbudget, das privat mitgenutzt wird, entsteht ein geldwerter Vorteil. Daher ist es sinnvoll, Mobilitätsleistungen als Sachbezüge auszuweisen und auf Dienstleister zurückzugreifen, die z. B. eine Art Mobilitätskarte anbieten. Dadurch werden Mobilitätsleistungen wie „Sachbezüge“ behandelt. Das hat den Vorteil, dass eine Sachbezugsversteuerung sehr viel niedriger angesetzt wird, als die Gesamtversteuerung einer Gehaltsauszahlung. Insofern lohnt es sich vor allem monetär für den Arbeitnehmer:in. Auch hier veranschlagt das Finanzamt seinen Obolus. Geregelt ist die Höhe dieses Obulus im Paragraf 37b EStG: Alle nicht in Geld bestehenden betrieblichen Zuwendungen, die zusätzlich zum vereinbarten Lohn erbracht werden und 10.000 Euro im Jahr nicht übersteigen, werden einheitlich mit einem Pauschalsteuersatz von 30 Prozent berechnet.

Aspekte der Nachhaltigkeit tragen zur Einführung von Mobilitätsbudgets bei

Nachhaltigkeit wird in vielen Unternehmen ein immer wichtigerer Faktor. Gerade die Einführung eines Mobilitätsbudgets kann die Nachhaltigkeit in Firmen verbessern, denn weniger Dienstwagen in der Flotte bedeuten auch eine bessere CO2-Bilanz des Unternehmens – vor allem, wenn die Mitarbeitenden auf alternative Möglichkeiten wie E-Bikes oder Carsharing zurückgreifen können.

Mobilitätsbudgets erhöhen die Arbeitgeberattraktivität

Wenngleich für viele ein eigener Dienstwagen als Statussymbol gilt, ist gerade bei den Millennials der Generation Y Flexibilität- und Freiheitsanspruch in der Mobilität ein wichtigerer Punkt. Dadurch stellt das Mobilitätsbudget mit den flexiblen Einsatzmöglichkeiten einen sehr großen Benefit dar, insbesondere vor dem Hintergrund des Ringens um die Top-Fachkräfte. Arbeitgeber:innen mit Mobilitätsbudget als Mitarbeiterbenefit werten damit ihre Attraktivität enorm auf.


Welche Varianten von digitalen Mobilitätsbudgets gibt es?

Grundsätzlich lassen sich drei verschiedene Arten von digitalen Mobilitätsbudgets unterscheiden:

  1. Variante: Mobilitätsbudget-App mit Belegerfassung

Diese Variante bietet Arbeitnehmer:innen die Möglichkeit, die gemäß Reiserichtlinie eines Unternehmens definierten Mobilitätsformen zu nutzen. Die Idee dieser Art von Mobilitätsbudget ist es, dass die Arbeitnehmer:innen das Geld vorstrecken und am Monatsende die Belege mit Hilfe der seitens des Unternehmens zur Verfügung gestellten Mobilitätsbudget-App digital erfassen. Dies kann z. B. per Beleg-Scan über die Smartphone-Kamera oder als Upload einer Rechnungsdatei in der jeweiligen App erfolgen. Oft bieten diese Apps auch gleichzeitig eine steuerkonforme Abwicklung aller Ausgaben pro Mitarbeitenden. So erhalten Unternehmen am Monatsende einen gesammelten, steueroptimierten Datenexport für das Lohnbuchhaltungssystem. Mit der nächsten Lohnabrechnung erhalten die Mitarbeiter:innen dann die Kostenerstattung.


  1. Variante: Mobilitätsbudget-App mit Buchung

Hierbei handelt es sich um eine Kombination aus digitalem Mobilitätsbudget mit einer Mobility-as-aService-Anwendung. Mitarbeiter:innen können direkt über die App buchen, während die Abrechnung im Hintergrund vollautomatisch läuft. Die Ausgaben werden steuerkonform erfasst und steuerlich optimiert an die Buchhaltung weitergegeben. Diese Variante spart den Schritt der Abrechnung. Nachteilig ist in diesem Fall, dass nur ausgewählte Mobilitätsangebote von bestimmten Mobilitätsanbietern über die App zur Auswahl stehen.


  1. Variante: Mobilitätsbudget-App mit Gutschein-Codes

Weder Belegerfassung noch Buchungsoption braucht die dritte Variante: Über eine App können die Mitarbeitenden ihr Mobilitätsangebot wählen und einen bestimmten Betrag von ihrem Budget abbuchen. Sie erhalten dann einen Gutschein-Code, den sie beim jeweiligen Anbieter einlösen. Auch in dieser Variante entfällt die Belegerfassung.


Über die Mobilitätsbudget-App wählen Mitarbeiter:innen zunächst ein gewünschtes Mobilitätsangebot aus einer Auswahl von Mobilitätsanbietern aus. Im Anschluss wählen sie einen beliebigen Betrag von ihrem Mobilitätsbudget und erhalten einen Gutschein-Code in entsprechender Höhe für den zuvor ausgewählten Betreiber. Dieser Code lässt sich anschließend beim jeweiligen Provider einlösen. Um die steueroptimierte Lohnabrechnung kümmert sich – wie bei den anderen Varianten auch – der Anbieter des digitalen Mobilitätsbudgets.


Welche App zu Ihrem Unternehmen am besten passt, kann direkt getestet werden. Viele App-Anbieter stellen die App in einem Demozeitraum gratis zur Verfügung. Achten Sie dabei neben der Usability der Anwendung auch auf die Kompatibilität zu Ihrem Lohnabrechnungssystem.


Die Vorteile der drei Varianten bestehen darin, dass die Verwaltung, Abrechnung und auch die Versteuerung von Mobilitätsbudgets wirklich sehr einfach gemacht wird.



Fazit: Was sind die Vorteile eines Mobilitätsbudgets?

Sicher ist ein privater Dienstwagen für viele Arbeitnehmer:innen nach wie vor die beste Möglichkeit. Wenn Arbeitgeber:innen dies nicht zur Verfügung stellen wollen, aber dennoch eine schmalere und flexiblere Lösung anbieten wollen, dann sind die Vorteile eines Mobilitätsbudgets unumstritten:

  1. Das Guthaben eines Mobilitätsbudgets lässt sich nicht nur für den Arbeitsweg, sondern auch in der Freizeit nutzen.
  2. Das flexible Angebot bietet die Möglichkeit im Berufsverkehr jederzeit auf eine Alternative umzusteigen.
  3. Digitales Budget für die Mobilität der Mitarbeitenden zieht sowohl junge Bewerber:innen als auch erfahrene Fachkräfte in das Unternehmen, denn es steht für Flexibilität, Nachhaltigkeit und eine gesteigerte Lebensqualität.
Jannyn Saß
Senior Content Manager

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