So beschleunigen Sie die Reisekostenrückerstattung

Langwierige Prozesse, lange Bearbeitungszeiten und unvorhergesehenes Vorstrecken von Kosten – all dies macht die Reisekostenrückerstattung zu einem leidigen Thema für viele Mitarbeitende, die regelmäßig auf Geschäftsreise sind.

Neben der Unternehmenskultur generell sind sich die Mitarbeitenden auch dem Umgang mit Rückerstattungen sehr bewusst. Wenn Betriebe ihren Mitarbeitenden die Kosten für Dienstreisen, Geschäftsessen und sogar Büromaterial aufbürden, kann das schnell die Arbeitsmoral beeinträchtigen und die Leistungsbereitschaft verringern.

Aber was zählt eigentlich zu den Reisekosten und wann müssen diese erstattet werden? Und wie können Arbeitgeber dafür sorgen, dass Mitarbeitende ihre Reisekostenerstattung schneller zurückerhalten? Das erfahren Sie in diesem Artikel.

Was sind Reisekosten?

Reisekosten sind gemäß der Lohnsteuer-Richtlinien als Ausgaben definiert, die durch eine berufliche Auswärtstätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte entstehen.

Dazu gehören:

• Übernachtungskosten
• Fahrtkosten
• Spesen (Verpflegungsmehraufwand)
• Reisenebenkosten wie Gepäcktransport und -versicherung, Internet, Handy, Parkgebühren, Straßenbenutzung usw.

Gegenstände oder Dienstleistungen, die nicht ausschließlich für die Dienstreise benötigt werden, zählen im steuerlichen Sinne hingegen nicht dazu. Das betrifft beispielsweise Kleidung, Koffer und sonstige Reiseausrüstung.

Muss der Arbeitgeber für die Reisekosten aufkommen?

Ob der Arbeitgeber die Reisekosten erstatten muss oder nicht, ist eine arbeitsrechtliche Frage. In den meisten Fällen ist die Kostenerstattung jedoch Pflicht. Sollten im Arbeitsvertrag keine entsprechenden Angaben gemacht werden, gilt der Aufwendungsersatzanspruch, der in § 670 BGB festgehalten ist.

In diesem Fall können Mitarbeitende nach Abschluss einer Geschäftsreise eine Reisekostenabrechnung einreichen. Dieser sollten Belege wie beispielsweise Rechnungen für die Hotelübernachtung, Zugtickets usw. beigefügt werden. Der Arbeitgeber kann die Aufwendungen dann steuerfrei erstatten und als Betriebsausgaben geltend machen.

Werden die Kosten nicht vom Arbeitgeber getragen, können Reisende die Auslagen für den Verpflegungsmehraufwand in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten absetzen. Hier gelten die entsprechenden Pauschalbeträge des Bundesministeriums für Finanzen (BMF). Das bedeutet aber auch, dass die Arbeitnehmer nicht die tatsächlichen Verpflegungskosten zurückerhalten, sondern die geltenden Festbeträge, die je nach Reisedauer und -ziel (Deutschland vs. Auslandsreise) variieren.

Bis wann müssen Reisekosten erstattet werden?

Generell gilt: Wenn die Erstattung der Reisekosten zugesagt wurde, sollte diese auch in einem angemessenen Zeitraum erfolgen. Beispielsweise ein Jahr auf die Rückzahlung zu warten, kann je nach Reiseziel und -dauer eine große finanzielle Belastung für die Mitarbeitenden darstellen und die Motivation stark beeinträchtigen.

Nicht nur die Bereitschaft, weitere Reisen anzutreten, könnte dadurch deutlich sinken. Wenn Reisende zu lange auf ihre Rückerstattung warten müssen, stellen sie eventuell die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens in Frage und machen sich auf die Suche nach einem neuen Arbeitgeber.

Wie kann die Reisekostenrückerstattung schneller erfolgen?

Mit moderner Software für das Ausgabenmanagement können Sie die Prozesse für die Erstattung von Reisekosten deutlich effizienter gestalten. Um Ihr Ziel dabei wirklich zu erreichen, sollten Sie bei der Auswahl Ihres Anbieters besonders auf die Kriterien in diesem Abschnitt achten.

1. Schnellrückerstattung

Wenn Aufwendungen privat vorgestreckt wurden, kann es oft Wochen oder sogar Monate dauern, bis Mitarbeitende ihr Geld zurückerhalten. Ausgabenlösungen wie Navan, die mit dem Bankkonto der Reisenden verbunden werden können, ermöglichen Schnellrückerstattungen innerhalb von 48 Stunden.

Wenn Auslagen eingereicht werden, werden die Transaktionsdetails erfasst und kodiert. Die Überprüfung von Richtlinien, Genehmigungsprozesse, Abstimmung und Reporting erfolgen danach vollständig automatisiert. Nach der Genehmigung wird das Geld direkt an das private Bankkonto angewiesen.

2. Prozessautomatisierung

Die Zeiten, in denen die Buchhaltung alle Angaben in einer Spesenabrechnung mit aufgeklebten Belegen einzeln abgleichen muss, sind vorbei.

Eine moderne Softwarelösung automatisiert zeitintensive händische Prozesse wie das Abgleichen von Richtlinien, das Einreichen von Spesenabrechnungen und das Erfassen von Belegen für Sie.

Der Schlüssel dazu ist die Zentralisierung aller Geschäftsreise- und Ausgabendaten in einem digitalen Tool. Dies sorgt für eine verbesserte Datenlage und akkuratere Reportings, da das System die Ausgaben der Mitarbeitenden automatisch genehmigt, dokumentiert und kennzeichnet, ob sie den Richtlinien entsprechen. Durch die Automatisierung dieser Vorgänge können auch Rückerstattungen massiv beschleunigt werden.

3. Virtuelle Karten und automatisierte Reisekostenabrechnung

Mithilfe von virtuellen Karten lassen sich viele Prozesse des Ausgabenmanagements optimieren. Dazu zählt auch die unter Geschäftsreisenden wenig beliebte Reisekostenabrechnung.

Voraussetzung dafür ist die Nutzung einer End-to-End-Lösung wie von Navan, die Geschäftsreise- und Ausgabendaten miteinander verbindet.

Das hat folgende Vorteile:

• Über Navan wird für jede Buchung eine virtuelle Karte generiert, sodass die Kosten von den Reisenden gar nicht erst vorgestreckt werden müssen. Eine manuelle Reisekostenabrechnung wird dadurch überflüssig.
• Da die Reiserichtlinien direkt auf der Buchungsplattform hinterlegt sind, werden sie automatisch auf alle Buchungen angewendet. Das sorgt für volle Richtlinienkontrolle.
• Admins und die Buchhaltung wissen jederzeit, welche Kosten für welche Reise anfallen und müssen sich keine Sorgen über Buchungen außerhalb der Richtlinie mehr machen.

4. Smarte Firmenkreditkarten

Die Vorbehalte gegen Firmenkreditkarten halten sich in Deutschland hartnäckig. Zu groß ist die Sorge vor unerwünschten Ausgaben. Dabei können smarte Firmenkreditkarten genau das Gegenteil bewirken.

Mit der innovativen Kartenverbindungstechnologie von Navan können Unternehmen ihre bestehenden Visa- und Mastercard-Firmenkreditkarten mit dem Ausgabensystem verbinden und profitieren dadurch u. a. von diesen Vorzügen:

• Mitarbeitende werden finanziell entlastet. Sie erhalten einen Weg, geschäftliche Ausgaben wie etwa Reisen, Routineausgaben, einmalige Aufwendungen oder wiederkehrende Abonnements sicher zu bezahlen.
• Auf smarten Firmenkreditkarten werden Ausgabenrichtlinien wie z. B. für Verpflegungskosten gespeichert. Reisende können in der App jederzeit einsehen, welche Vorgaben für sie gelten. Bei Verwendung der Karte wird die Aufwendung direkt mit der Richtlinie abgeglichen. Entspricht der Kauf den Vorgaben, wird die Transaktion genehmigt, kategorisiert und automatisch abgeglichen.
• Wenn Mitarbeitende Karten vom Arbeitgeber erhalten, bedeutet das nicht, dass sie unbegrenzt und unkontrolliert Ausgaben tätigen können. Stattdessen können mit Navan proaktive Ausgabenkontrollen festgelegt werden. Unternehmen können diese je nach Betrag, Händlerkategorie oder Datum anpassen. Wenn Ausgaben von Mitarbeitenden außerhalb der geltenden Richtlinien liegen, werden Admins in Echtzeit darauf hingewiesen und können die Person direkt auffordern, den Betrag zurückzuzahlen, der nicht den Vorgaben entspricht.

Ausgabenmanagement mit Navan

Mitarbeitende wollen nicht auf Erstattungen warten, genauso wie die Buchhaltung ihre Zeit sinnvoller nutzen sollte, als Belege einzutreiben. Herkömmliche Firmenkreditkarten mögen eine vorübergehende Lösung sein, aber Unternehmen benötigen Technologie, die mit ihnen skaliert.

Die Ausgabenlösung von Navan ist ein Zahlungsökosystem mit virtuellen und physischen Karten, das Reisezahlungen, Geschäftsausgaben und den Abgleichsprozess miteinander verbindet.

Dank automatisiertem Spesenmanagement und neuartiger Kartenverbindungstechnologie müssen sich Mitarbeitende nicht mehr fragen, wann sie ihr Geld zurückbekommen, Führungskräfte können sich beruhigt zurücklehnen, da sie wissen, dass automatische Richtlinienkontrollen greifen, und Buchhaltungsteams müssen sich nicht mehr mit Belegen und umständlichen Genehmigungsworkflows herumschlagen.

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